5.5 Inventur

Dieser Menüpunkt erlaubt die Durchführung einer Inventur, wobei die Verkaufstätigkeit nur für das Zählen des Bestandes unterbrochen werden muss

Zählliste

Zähllisten ausdrucken

Durch einige Fragen vor Druckbeginn, lässt sich das Format des Ausdrucks an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Nach Aufruf des Menüpunkt „Zählliste“ unter „Extras / Inventur“ müssen Sie sich entscheiden, ob Sie auf den Zähllisten auch die Soll-Bestände ( also die Bestände, von denen der Computer glaubt, sie wären vorhanden ) ausgedruckt haben wollen. Manche Ihrer Kollegen wählen hier „N“ein um eine oberflächliche Zählung nach dem Motto „Wie viel soll noch da sein? Ja die könnten sich da in dem Karton befinden ! Alles da – nächster Artikel.“ zu vermeiden und dem Zählenden keine Anhaltspunkte über die erwartete Menge zu liefern. Als nächstes möchte das Programm wissen, nach welchen Kriterien Sie Ihre Zähllisten ausgedruckt haben möchten. Es steht Ihnen hier die Gruppierung nach „Verkaufsabteilung“, „Artikelgruppe“, „Warengruppe“ oder die Sortierung nach „Artikelbezeichnung“ und nach „Artikelnummer“ zur Auswahl. Bei den Gruppierungen können Sie den Ausdruck auf eine bestimmte Gruppe reduzieren bzw. ohne Eingabe im entsprechenden Feld den Ausdruck aller Mitglieder dieser Gruppe ermöglichen. Wir empfehlen, pro Lager eine bestimmte Art der Gruppierung festzulegen und alle Mitglieder dieser Gruppenart auszudrucken.

Tipp

Bei sehr vielen Artikeln kann das Ausdrucken der Zähllisten sehr lange dauern. Diese Zeit geht Ihnen aber von der Zeit ab, die Sie für die Inventur veranschlagt haben bzw. verlängert den Zeitraum, in welchem Sie keine Umsätze tätigen können. Führen Sie deshalb einfach einen Tag vor der Inventur den „Beginn der Inventur“ schon einmal aus und drucken die Zähllisten. Sollte der von Ihnen beabsichtigte „Stichtag“ der Inventur erst der nächste Tag sein, wählen Sie am eigentlichen Tag der Inventur noch einmal „Beginn der Inventur“ an. Somit haben Sie die richtigen Zahlen in der Inventurdatei und die Zähllisten liegen auch schon vor.

ACHTUNG

Von „Beginn der Inventur“ bis zum vollständigen Ausfüllen der Zähllisten darf nicht im ShopMaster gearbeitet werden. Liegen Ihnen die kompletten Zähllisten ausgefüllt vor, so kann normal weiter verkauft werden.

Mehrlagerlösungen:

Führen Sie den „Beginn der Inventur“ hintereinander für alle Lager aus. Nur so erhalten Sie später bei „Sollbestände updaten“, den richtigen Bestand aus nachträglich gebuchten Wareneingängen. Eine Inventur zu verschiedenen Zeiten für verschiedene Lager ist zur Zeit nicht möglich.

Filiallösungen:

Die Inventurdurchführung ( von Beginn über Erfassung bis zum Updaten der Sollbestände ) in der Filiale ist zur Zeit in der Erprobungsphase und steht nicht standardmäßig nicht zur Verfügung. Sollten Sie aber unbedingt die Inventur in der Filiale durchführen wollen, setzen Sie sich bitte mit unserer Hotline in Verbindung. Bei allen anderen Kunden ist eine Inventur nur im Haupthaus möglich. Führen Sie bitte vor Beginn der Inventur den Transfer Filiale(n) --> Haupthaus durch. Wechseln Sie dann nacheinander in alle ( Filial- und Haupt- ) Lager und beginnen Sie die Inventur wie oben beschrieben. Beachten Sie dabei auch obige Anmerkung für Mehrlagerlösungen.

Inventur bearbeiten

Im Menüpunkt „Inventur bearbeiten“ werden die gezählten Mengen von der Zählliste in den Computer übertragen. Insbesondere ist es wichtig zu verstehen, wie ShopMaster den Soll-Bestand errechnet und was er im Ist-Bestand erwartet. Der Soll-Bestand repräsentiert den Lagerbestand aus der Artikelmaske unter „Stammdaten / Artikel“ zum Zeitpunkt des Inventurbeginns und sollte keinesfalls mit dem verfügbaren Bestand verwechselt werden. Der Lagerbestand enthält neben dem verfügbaren Bestand alle verliehenen und gelieferten Bestände, welche wiederum zur Information in der Spalte „Verl“ als Summe zusammengefasst sind, abzüglich der Wareneingangslieferscheine. Da später beim „Bestände aktualisieren“ der Soll- und der Ist-Bestand miteinander verglichen werden, muss im Ist-Bestand ( natürlich nach Überprüfung der Verleihe und Lieferscheine sowie der Wareneingangslieferscheine ) auch die zwar nicht vorhandene, aber auch nicht verkaufte und deshalb zum Lagerbestand zählende Ware aus diesen Lieferund Verleihscheinen sowie die noch nicht gekaufte und damit nicht zum Lagerbestand zählende Ware aus den Wareneingangslieferscheinen berücksichtigt werden. Ware, die sich zum Zeitpunkt der Inventur auf Wareneingangslieferscheinen befindet, bei denen aber eine Wareneingangsrechnung mit Datum vor dem Beginn der Inventur zu erwarten ist bzw. bereits existiert zählt zum Ist-Bestand.

Zusätzlich zur Eingabe des Ist-Bestandes können Sie die Bewertung des Artikel und dessen minimalen EK ändern und eine Bemerkung eintragen, welche später als „Grund“ der Ab- oder Aufwertung des Artikels in die Bestandsänderung übernommen wird. Die Übernahme der Bewertung in den Artikelbestand ist optional und wird von uns nicht empfohlen, so dass sich die Änderung primär auf die Inventurabschlussliste und den dortigen Lagerwert auswirkt.

Mit dem Menüpunkt „Einfügen“ können Sie noch nicht vorhandene Artikel aus der Artikelverwaltung in die Inventur einfügen. Dies ist u.a. notwendig, wenn Sie während der Zählung auf Artikel stoßen, die im Computer noch nicht als Artikel existieren. Legen Sie diese in der Artikelverwaltung an und fügen Sie sie in Ihren Inventurbestand ein.

Der Menüpunkt „Index“ gibt Ihnen die Möglichkeit, die Inventur gemäß den ausgedruckten Zähllisten zu sortieren.

Haben Sie Ihre Artikel mit Barcode Etiketten versehen, können Sie statt einer Strichliste / Zählliste die einzelnen Artikel direkt mit dem Scanner im Computer erfassen. Dazu verwenden Sie den Menüpunkt „Scannen“. Scannen Sie bis zu 1000 Artikel ein ohne dass zwischendurch ein Tastendruck notwendig wäre und drücken anschließend einmal auf die Taste F2. Damit werden die eingescannten Artikel in die Inventuraufnahmedatei geschrieben, während Sie durch drücken der Taste „ESC“ sämtliche Scanvorgänge seit der Anwahl des Menüpunktes verwerfen.