Verfahrensdokumentation Kasse

Dokumentation Kasse innerhalb des Warenwirtschaftssystems ShopMaster

Die Kasse ist fester Bestandteil des Warenwirtschaftssystems ShopMaster.

ShopMaster ist ein Warenwirtschaftsprogramm, das die spezifischen Besonderheiten der Musikbranche berücksichtigt. Dazu zählen beispielsweise das automatische Einlesen der Katalogdaten von Verlagen bzw. Großsortimenten, die korrekte Abwicklung von Inzahlungnahmen, ein Vorgang der im Musikfachhandel nicht ungewöhnlich ist, Absetzen von Bestellungen, pp., also nahezu alle Geschäftsvorfälle der täglichen Praxis können innerhalb dieses Programms durchgeführt und verwaltet werden.

Kurzzusammenfassung:

1. Speicherung
   sämtliche Vorgänge werden in Dateien gespeichert, nachträgliche Änderungen werden dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. Beispielsweise könnten Umsätze nur storniert werden, wobei dann aber der Stornosatz sichtbar bestehen bleibt.
   
   
2. Wareneingang
   Wareneingänge werden – sofern vom Lieferant bereit gestellt - per Datenaustausch artikelgenau eingelesen oder von Hand erfasst. Sämtliche Eingangsrechnungen werden in einem Wareneingangsbuch mit einer fortlaufenden Nummer festgehalten.
   
   
3. Warenausgang
   Verkäufe können bar oder unbar (Debitoren) erfolgen.
   Barverkäufe können auch auf einen Sammeldebitor „Barverkauf“ gebucht werden. Diese Vorgehensweise kommt in der Regel bei Kleinstbeträgen zur Anwendung. Die einzelnen Vorgänge werden beim Tagesabschluss zu einer Sammelbuchung zusammengefasst und als eine Position für die Fibu bereitgestellt. Es ist sichergestellt, dass innerhalb der Sammelbuchung jeder einzelne Vorgang uhrzeitgenau nachvollzogen werden kann.
   Einmal erfasste Verkäufe können nicht mehr gelöscht, sondern müssen ggf. storniert werden. Die einzelnen Vorgänge sind jederzeit nachvollziehbar, sowohl im Kassenbuch, als auch beim jeweiligen Artikel.
   Die Steuersätze (derzeit 19% und 7%) werden über die jeweiligen Artikel erkannt. Sofern Anwender in anderen EU-Ländern eigene Mehrwertsteuerkonten unterhalten werden die entsprechenden Umsätze über das Länderkennzeichen auf separate Fibu-Konten verbucht.
   Steuerfreie Lieferungen sind nur außerhalb des Länderkennzeichens D möglich, beispielsweise bei EU-Lieferungen mit Ust-ID-Nummer, die vom System im Übrigen auf Richtigkeit durch eine automatisierte Anfrage geprüft wird, oder sonstigen steuerfreien Lieferungen. Jeder Verkauf hat eine fortlaufende Nummer, die über den Menüpunkt Verkauf -> Info verfolgt werden kann.
   
   
4. Bewegungen (Ausgaben/Einnahmen außerhalb des Warenverkehrs)
   vor dem Tagesabschluss werden alle Bewegungen (Geldtransit, Kassendifferenzen (+/-, Entnahmen für Porto, Putzmittel pp.) erfasst. Nach erfolgtem Tagesabschluss sind keinerlei Änderungen mehr möglich.
   
   
5. Der Kassenendbestand, resultierend aus Bareinnahmen abzüglich alle unter „Bewegungen“ erfasster Ausgaben, wird fortgeschrieben und kann ggf. nur über einen Buchungssatz verändert werden.

Für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt können die Daten gemäß GoBD aufbereitet und dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden.