2.1 Konstanten

Konstanten sind an zentraler Stelle festgelegte Vorgaben innerhalb von ShopMaster, die dazu dienen, immer wiederkehrende Eingaben einheitlich für alle Benutzer im ganzen Programm zu verwenden. Im Untermenü Konstanten können Sie sich wiederholende Datengruppen oder Texte definieren, die Sie später in allen anderen Programmteilen zur Verfügung haben, ohne sie stets aufs Neue eintippen zu müssen.

Ein Beispiel:

Um später aus der Kundenkartei z.B. alle Trompeter heraussortieren zu können, (ShopMaster nennt dies filtern), muß für all diese Musiker in der Kundenkartei unter »Instrument« ein und derselbe Eintrag stehen, in unserem Beispiel »TRO« für Trompete. Damit alle Kunden beim Filtern von ShopMaster erfaßt werden können, wird nun die Abkürzung »TRO« für Trompete im Menüpunkt »KONSTANTEN- INSTRUMENT« festgelegt.

Texte

Im Untermenü »TEXTE« werden Standardformulierungen für immer wiederkehrende Texte abgespeichert, um bei Bedarf darauf zurückgreifen. Angebote, Aufträge, Mahnungen oder Bestellungen lassen sich so zügig erledigen. Sobald Sie das Untermenü »TEXTE« aufgerufen haben, können Sie zwischen verschiedenen Textarten auswählen.

Mahntexte

Möchten Sie die Vorlage für einen Mahntext erstellen, so wählen Sie den Punkt »MAHNTEXTE« an. Sie haben die Möglichkeit, Rechnungen oder die Rückgabe verliehener oder vermieteter Artikel anzumahnen. ShopMaster fragt Sie nach der Mahnstufe, d. h. sie geben mit »1«, »2« oder »3« an, für welche Mahnung Sie die Vorlage erstellen möchten. Im nun erscheinenden Bildschirm (vergleichbar mit einem leeren Briefformular) erstellen Sie nun eine Vorlage, nach der alle Mahnungen der gewählten Mahnstufe ausgedruckt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Sie positionieren den Cursor mittels Enter - bzw. Pfeiltasten an die Stelle, an der z. B. der Vorname des Kunden erscheinen soll. Durch Drücken der Taste »F1« (auf Ihrer Tatstatur in der Reihe ganz oben) öffnet sich ein Fenster, aus dem die für diesen Text zur Verfügung stehenden Platzhalter ausgewählt werden können (an Stelle der Platzhalter setzt ShopMaster später im Programm die entsprechenden Angaben aus der Kundendatei ein). Sie bewegen mit den Pfeiltasten den Cursor auf den gewünschten Platzhalter »VORNAME« und wählen ihn mit Enter an. An der Stelle, an der der Cursor blinkt, erscheint nun in Großbuchstaben das Wort »VORNAME« auf dem Bildschirm. Daß es sich um einen Platzhalter handelt, erkennen Sie am Zeichen »¦« davor. Auch die übrigen Adressbestandteile können mit der F1-Taste aus der Platzhalterliste in die Vorlage übernommen werden, ebenso wie Anrede, Rechnungsnummer etc.. Platzhalter, die nicht unmittelbar hintereinander ausgedruckt werden sollen (wie Name und Vorname), müssen in der Vorlage durch Leerzeichen getrennt werden. Sie können also die ShopMaster - Texte genau an Ihr vorhandenes Briefpapier anpassen. Haben Sie die Adresse an der richtigen Stelle positioniert, fügen Sie nunmehr den gewünschten Standardtext für eine Mahnung der ersten Stufe ein (auch im Text sind Platzhalter möglich) und haben damit Ihre Vorlage erstellt. Mit der F2-Taste speichern Sie Ihre Vorlage ab. Unter der Voraussetzung, dass alle verwendeten Platzhalter an den entsprechenden Stellen definiert wurden, haben Sie die Erstellung von Mahnbriefen automatisiert. ShopMaster setzt die benötigten Daten an Stelle der Platzhalter ein. Wenn Sie die Vorlagen und Texte ändern möchten, speichern Sie die neue Version ebenfalls mit F2 ab. Die ursprüngliche Version ist damit verloren.

Fußtext

Der »ALLGEMEINE FUßTEXT« erscheint auf Rechnungen, Mietverträgen oder Lieferscheinen. Ein Beispiel hierfür wäre die Angabe der Öffnungszeiten, der Eigentumsvorbehalt oder andere Mitteilungen an Kunden . Der »FUßTEXT MIETVERTRAG« wird übrigens zu¬sätzlich zum »ALLGEMEINEN FUßTEXT« unten auf den Mietvertrag gedruckt und kann beispielsweise die Mietbedingungen enthalten. Das Gleiche gilt für den »FUßTEXT LIEFERSCHEIN«.

Bontexte Kopf und Fuß des Kassenbons werden hier formuliert. Der Kopftext enthält z.B. Name und Anschrift des Geschäfts, Telefonnummer, im Fußtext wird beispielsweise daran erinnert, dass Noten vom Um¬tausch ausgeschlossen sind.

Angebots-, Auftrags-, Bestelltext Standardisierte Kopf- und Fußtexte für diese Situationen werden hier fixiert.

Textbausteine Hier können Textbausteine definiert werden, welche sich im Fußtext einfügen lassen.

Reparaturwesen Hier können die Standardtexte des Werkstattmoduls angepasst werden.

Kunden und Lieferanten

Lieferantenzahlweisen Länderkennzeichen

Anreden Hier werden die Kürzel für die im Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten benutzten Adress - und Briefanreden hinterlegt. In der entsprechenden Maske wird nur noch der hier hinterlegte Buchstabe angegeben und ShopMaster benutzt automatisch die entsprechende Anrede. Zuerst definieren Sie die Adressanrede, dann nach dem #- Zeichen die Briefanrede. (z.B. »H =Herrn #Sehr geehrter Herr« ergibt in der Adresse Herrn Siegfried Müller; im Text Sehr geehrter Herr Müller ... )

Kundenkennung Eine Liste mit den Abkürzungen für die Unterteilungen des Kundenstamms wird hier von Ihnen angelegt. Mögliche Eingaben sind >LEH< für Lehrer oder >BLA< für Blasmusiker. Nach diesen wird später im Programm gefiltert, z.B. für Mailings.

Anmerkung

An dieser Stelle möchten wir vorbeugend darauf hinweisen, daß nach dem Filtern aus programmtechnischen Gründen in der Kundenmaske das Suchen ab dem Kriterium Straße nicht möglich ist.

Instrument Enthält eine von Ihnen erstellte Liste mit den Abkürzungen der Instrumente, die in der Kundendatei verwendet werden. Nach diesen wird später im Programm gefiltert, z.B. für Mailings.

Kundenfaktoren

Artikel

Verkaufsabteilungen Hier werden Ihre Artikel in die räumlichen (bzw. sachlichen) Abteilungen Ihres Musikgeschäfts eingeteilt und einer dreistelligen Nummer zugeordnet, unter der sie innerhalb des Programms angesprochen werden können. Unter dem Menüpunkt »Druck« kann eine Liste dieser Abteilungen ausgedruckt werden. Unter dem Menüpunkt »Index« sortieren Sie alphabetisch oder numerisch.

Artikelgruppen Diese stellen die feinste Unterteilung des Sortiments dar. Da manche Artikel, wie beispielsweise Effektgeräte, in mehreren Abteilungen geführt werden können, ist es möglich, abteilungsübergreifend Informationen über eine bestimmte Artikelgruppe herauszufiltern. (Filtern heißt eine Artikelgruppe aus dem Bestand auszuwählen um gezielte Informationen beispielsweise über den Bestand an Effektgeräten zu erhalten.

Warengruppen Wurden anläßlich der einheitlichen Codierung des Datenpools von GDM, VVMD und BDMH beschlossen, können aber auch davon abweichend definiert werden. Für spätere statistische Auswertungen (Betriebsvergleich, ERFA-Gruppen usw.) erscheint es sinnvoll, die vorgegebene Unterteilung zu übernehmen.

Verkäufer

Enthält eine Liste, in der Sie jedem Verkäufer eine dreistellige Nummer zuweisen. Diese wird für den Kassenvorgang und für die Umsatzstatistiken verwendet.

Zahlweisen (Kunden)

Unter diesem Menüpunkt definieren Sie • die in Ihrem Hause möglichen Zahlweisen (Bar, Scheck, Bankeinzug usw.) • und legen gleichzeitig fest, wie sie im Kassenjournal verarbeitet werden und auf welche Konten in der Finanzbuchhaltung die Umsätze summiert werden sollen. Dies hat zur Folge, daß alle Zahlungsvorgänge entsprechend der hier getroffenen Einteilung automatisch , in steuerrechtlich korrekter Form richtig verbucht und im Kassenjournal entsprechend ausgewiesen werden. Darüber hinaus legen Sie einen Text fest, der auf Ihre Rechnungen (für die jeweilige Zahlart) gedruckt wird. Es muß also beim Verkauf nur noch die Kurzkennung der Zahlungsart eingegeben werden. Zum besseren Verständnis werden wir Ihnen diesen Menüpunkt anhand eines Beispiels erklären. Dazu haben wir »BAR« als Zahlungsart gewählt. Wenn Sie den Menüpunkt »ZAHLWEISEN« anwählen, so erscheint das Konstantenfenster mit der Überschrift »Zahlweisen« und dem darunterliegenden Auswahlmenü. Unter diesem befindet sich ein weiteres Fenster mit den zusätzlichen Definitionen für die oben rot hinterlegte Zahlweise. Wollen Sie eine Zahlweise neu definieren, dann wählen Sie den im Auswahlmenü farbig unterlegten Buchstaben »N« für Neueingabe. Der Cursor springt in die erste Spalte der Liste und Sie können nun die gewünschte dreistellige Kennnummer für die Zahlungsart eintippen. Diese Kennnummer kann aus Ziffern oder Buchstaben bestehen. Wenn Sie eine Kennnummer eingeben, die bereits verwendet wurde, so macht ShopMaster Sie in einer Fehlermeldung darauf aufmerksam. Wenn Sie die erste Spalte ausgefüllt haben, springt der Cursor in die zweite Spalte, in der Sie die Bezeichnung für die gewünschte Zahlungsart eintragen, also hier »BAR«. Nachdem Sie diese Eingabe mit der Enter - Taste abgeschlossen haben, befindet sich der Cursor im Fenster für die zusätzlichen Definitionen unter dem Maskenmenü. Kassenbestand führen ? (J/N) : Hier tragen Sie mit J für ja, bzw. N für nein ein, ob die Zahlweise die Kasse berühren, bzw. den Kassenbestand führen soll oder nicht .

(z.B. Bar, Rest  - oder Teilzahlung etc.)

Zahlungsverfolgung ? (J/N) : Hier tragen Sie mit J für ja, bzw. N für nein ein, ob die Zahlweise die Rechnungsverfolgung also das Mahnwesen in den Außenständen berühren soll oder nicht. (z.B. Ziel oder Leihgebühr).

Für Inzahlungnahmen ? : (J/N) : Hier tragen Sie mit J für ja, bzw. N für nein ein, ob die Zahlweise mit Inzahlungnahmen in Verbindung steht oder nicht.

Für Rech.-Ausgleich ? : (J/N) : Hier tragen Sie mit J für ja, bzw. N für nein ein, ob die Zahlweise für das Bezahlen von Rechnungen verwendet wird oder nicht.(z.B. Rest /Teilzahlung Bar, Scheck, Leihgebühr, Bankeinzug, Überweisung, etc.)

Übergabe an Fibu ? : (J/N) : Hier tragen Sie mit J für ja, bzw. N für nein ein, ob die Zahlweise und die damit ausgelöste Buchung an die Finanzbuchhaltung übergeben werden soll oder nicht.

Anmerkung:

Die Kennung J und N für Zahlweisen an Lieferanten wie ENT (Entsorgungspauschale), FRA (WE - Fracht), NET (Netto-WE), SKO (Skonto - WE), STE (Steuer - WE) sind automatisch hinterlegt und dürfen nicht gesetzt werden. Wenn Sie das letzte Kennzeichen gesetzt haben bestätigen Sie mit Enter . Anschließend werden die für die Zahlart entsprechenden Konten aus dem Menü KONTEN zugeordnet. (Diese werden jedoch in einem anderen Menüpunkt, »KONSTANTEN - KONTEN« in ShopMaster hinterlegt). Dazu gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Tippen Sie auf »O« für »Konten« und es erscheint ein Eingabefenster mit der Vorgabe „01 Hauptkasse“. (Bei Mehrplatzsystemen sind hier noch ein oder mehrere Nebenkassen definiert). Jetzt ist es ratsam zuerst das Buchungskennzeichen zu setzen. Dieses ist wichtig um zu wissen, auf welcher Seite Soll und Haben bzw. das Gegenkonto (GG-Kto.) steht. Tippen Sie auf den Buchstaben »B« für »Buchungskennzeichen« und es öffnet sich das Buchungskennzeichenfenster zur Eingabe von »S« für »Soll« oder »H« für »Haben« auf der entsprechenden Kontenseite links oder rechts. Hier können Sie mit den Pfeiltasten bestimmen, auf welcher Seite sich das Buchungskennzeichen befinden soll. Das Gegenkonto wird automatisch erzeugt. Nachdem Sie die Kennzeichen gesetzt haben drücken Sie Enter und Sie gelangen wieder zurück in das Konteneingabemenü. Um jetzt die entsprechenden Konten einzufügen drücken Sie »Ä« für »Ändern« und der Cursor steht im ersten Eingabefeld »15.0 %«. Dort geben Sie nun die Konto - Nr. ein, welche für Buchungen mit Mehrwertsteuer oder als jeweiliges Gegenkonto benötigt wird (z.B. 84001 Erlöse 15 % Ust. Nach Eingabe der ersten Konto - Nr. drücken Sie Enter und Sie gelangen in das nächste Feld »7.0 %«. Hier gehen Sie wie gerade beschrieben vor. (z.B. 83002 Erlöse 7 % Ust. Nach Eingabe der Konto - Nr. im letzten Feld schließen Sie den Vorgang mit Enter ab.