4.3 Journal

Hier wird das Kassenbuch erstellt. Wenn Sie »J« für »Journal« eingeben, erscheint zunächst die Abfrage nach dem Zeitraum, für den das Journal erstellt werden soll. Es wird automatisch der Zeitraum vom letzten Tagesabschluss an bis zum aktuellen Tagesdatum vorgeschlagen, es ist jedoch auch möglich, ein Journal über einen beliebigen Zeitraum erstellen zu lassen. Wenn Sie das Datumsfeld mit Enter verlassen, beginnt ShopMaster mit der Erstellung des Journals. Dies dauert eine kurze Zeit. (Sie können dabei am unteren Bildschirmrand verfolgen, welche Rechnungsnummer und Datum ShopMaster gerade bearbeitet). Im Anschluss daran erscheint auf dem Bildschirm das Summenblatt des Journals (bereits vorkontiert wie in »STAMMDATEN -> KONSTANTEN -> KUNDENZAHLWEISEN« definiert). Auf der linken Seite des Fensters sind die Summen der baren Zu- und Abgänge sortiert nach den Konten aufgelistet, auf der Rechten die Ermittlung des aktuellen Kassenbestandes.

Vorbestand ändern

Hier können Sie den Kassenvorbestand ändern (z. B. bei einer Kassendifferenz).

Anmerkung

Kassenbestandsänderungen (Kassendifferenzen) ,plus oder minus, sollten jedoch nach kaufmännischen Gepflogenheiten über Bewegungen, also Plus - und Minuskonten ausgeglichen werden. Zumal dann auch übers Jahr die Häufigkeit von Differenzen in der Fibu erfasst werden kann.

Listen

Bewegungsliste

Druckt eine Liste aller Kassenbewegungen (aus dem Fenster »VERKAUF -> BEWEGUNGEN«) im Ermittlungszeitraum, für den Fall, dass z.B. ein Beleg fehlt und daher die Summe der Belege nicht mit der im Journal ausgewiesenen Summe des Kontos übereinstimmen.

Restzahlungsliste

Druckt eine Liste aller Rest- oder Teilzahlungsvorgänge im Abschlußzeitraum. (s.a. »VERKAUF -> AUSSENSTÄNDE« -> „Bezahlt“ und »VERKAUF -> KASSE« -> „Aufteilen“)

Positionsliste

Druckt eine lückenlose Liste aller Verkaufsvorgänge über einen definierten Zeitraum. Auf Wunsch wird diese Liste nach Zahlarten sortiert. Die Positionsliste enthält alle Angaben, die in der ursprünglichen Rechnung enthalten sind: Adresse, Kundennummer, Rechnungsdatum, die gekauften Artikel, die Zahlweise und die ausgewiesene Mehrwertsteuer. Sie ersetzt daher den Ausdruck von Rechnungskopien (spart Papier und Platz in der Ablage) und dient als Nachweis für das Finanzamt.

Gutschriftenliste

Druckt eine Liste aller erstellten Gutschriften im Abschlusszeitraum.

Seite wechseln

Wenn Sie »Seite wechseln« wählen, erfolgt die Anordnung summiert nach Zahlarten, dies zur nochmaligen Kontrolle der Kasse.

Journaldruck

Druckt unter Vergabe einer laufenden Nummer das oben ermittelte Kassen-Journal aus. Vor einem endgültigen Tagesabschluss muss ein Journaldruck erfolgen.

Tagesabschluss

ShopMaster unterscheidet zwischen zwei Abschluss-Verfahren: • Dem vorläufigen Tagesabschluss; dieser bewirkt, daß Rechnungen, die vorher erstellt wurden nunmehr nicht mehr änder- oder löschbar sind. Die Zähler des Journals werden weitergeführt. Der vorläufige Tagesabschluss wird bei einer Zwischenabstimmung der Kasse(z.B. mittags) durchgeführt. • Dem endgültigen Tagesabschluss; bei diesem werden die Journalsummen auf null gesetzt, das Tagesdatum auf den nächsten Tag umgestellt und der Kassenendbestand wird als neuer Kassenvorbestand für das nächste Journal eingesetzt. Alle auf den Kunden „Barverkauf“ getätigten Umsätze werden in eine Sammelrechnung überführt, Rechnungen, auch wenn sie nicht ausgedruckt wurden, sind nun ebenfalls nicht mehr änderbar. Der endgültige Tagesabschluss kann nur durchgeführt werden, wenn vorher ein Journal gedruckt wurde und bei der Auswahl des Ermittlungszeitraums (s.o.) das vorgeschlagene Datum „Journal von ...“ nicht geändert wurde.