8.6 Ordnerstruktur
Ab der Version 4.21 gibt es die Möglichkeit, Ordnerstrukturen zu hinterlegen. Diese lassen sich dann im Kundenfenster, Artikelfenster, Lieferantenfenster etc. öffnen. Bei Erstaufruf erstellt ShopMaster den entsprechenden Unterordner, der je nach Konfiguration angelegt wird. Auf diese Weise läßt sich sämtlicher Schriftverkehr, Bilder, Software Updates, Technische Daten, Prospekte etc. wie von Windows gewohnt per „Copy & Paste“ oder „Speichern unter“ für jeden Verkäufer hinterlegt werden kann, auch Zugriffsrechte unter Windows können daher verwendet werden.
1. Anlegen von Ordner unter Windows an der gewünschten Stelle
Es muss nicht zwangsläufig das ShopMaster Verzeichnis verwendet werden! (Schafft Flexibilität bei der Speicherplatzbelegung). In dieser Beschreibung wird von folgender Ordnerstruktur ausgegengen:
| Daten | Verzeichnis |
|---|---|
| a.) Lieferanten: | X:\SMMedien\Lieferanten |
| b.) Kunden: | X:\SMMedien\Kunden |
| c.) Artikel: | X:\SMMedien\Artikel |
2. In der SM.INI hinterlegen Sie folgende Einträge
- 2a. *Alt O legt auch noch den Ordner an und poppt ihn dann auf
cLVZLink X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR
- 2b. *Alt O legt auch noch den Ordner an und poppt ihn dann auf
cKVZLink X:\SMMedien\Kunden\#KNR
- 2c. *Alt O legt auch noch den Ordner an und poppt ihn dann auf
cAVZLink X:\SMMedien\Artikel\#A
- *#LNR steht für die Lieferantennummer im ShopMaster
- *#KNR steht für die Kundennummer im ShopMaster
- *#A steht für Artikelnummer im ShopMaster
3. Öffnen der Ordner-Struktur mit ALT+O
Beim geöffneten Kunden, Lieferanten oder Artikel lässt sich mit ALT+O der passende Ordner öffnen.
4. Wie werden die Ordner angelegt?
Der in der SM.INI hinterlegte Pfad wird verwendet. In diesem Ordner werden jeweils die entsprechende Lieferanten-, Kunden-, oder Artikelnummer als Unterordner angelegt.
5. Was passiert wenn ich Artikel oder Kunden zusammenfasse ?
Derzeit müssen noch „von Hand“ die existieren Ordnerinformationen per Ausschneiden & Einfügen, vorgenommen werden.
6. To-Do
Den existierenden Kunden- oder Artikelordner mit ALT+O öffnen, die Inhalte dann wie unter Windows bekannt markieren und ausschneiden (Dateien befinden sich dann in der Zwischenablage)
Anschließend sollte um Fehler zu vermeiden der bleibende Artikel- oder Kunde im ShopMaster gesucht und dieser Ordner geöffnet werden, hier können dann die Daten eingefügt und in einen manuell angelegten „neuen Ordner“ eingefügt werden.
Nun sind die existierenden Daten verschoben und nun kann man die beiden Kunden oder Artikel wie gewohnt zusammen führen.
(Es wird derzeit daran gearbeitet, diesen Schritt zu automatisieren)
Dokumentenablage zu Wareneingangsrechnungen oder/und Lieferscheinen ALT+B
Ein weiterer Bereich der Ordnerstruktur ist der Einsatz von den beiden SM.INI Einträgen:
cWEBeFiNa [Dateiname] für Wareneingangsrechnungen
cWELSBeFiNa [Dateiname] für Wareneingangslieferscheine
#W beim Aufruf ersetzt durch das Jahr (4stellig!) des Wareneingangs und dessen Nummer.
#TT#MM#JJJJ b steht für Datum im Format 01.11.2011
#BNR steht für die Interne Buchungsnummer
#LNR steht für die Lieferantennummer (incl. führender Null) aus " 67" wird "0067"
#ONLNR steht für die Lieferantennummer (excl. führender Null) aus " 67" wird "67"
.pdf oder .jpg etc. steht für das Dateiformat
Es können die # Werte beliebig kombiniert werden wie in den folgenden Beispielen.
Dies ermöglicht das Archivieren von kontrollierten Wareneingangslieferscheinen oder gebuchten Wareneingangs Rechnungen (idealerweise als PDF). So entfällt das zeitintensive Suchen nach Belegen.
Diese lassen sich mit der Tastenkombination ALT+B öffnen. Sollte kein PDF hinterlegt sein, wird ein Hinweis nach dem Aufruf erzeugt.
Bsp.: Buchungsbelege zum Wareneingang (Rechnungen)
cWEBeFiNa cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#TT#MM#JJJJ-#BNR.pdf
X:\SMMedien\Lieferanten\0001\WeBelege\01012011-1474.pdf
cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#W.pdf
cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#ONLNR\WeBelege\#TT#MM#JJJJ#BNR.doc
X:\SMMedien\Lieferanten\1\WeBelege\01012011-1474.doc
cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#LNR.doc
cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#LNR#BNR.doc
Bsp.: Buchungsbelege zum Wareneingang (Lieferscheine)
cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\LSBelege\#TT#MM#JJJJ#BNR.doc
cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\LSBelege\#LNR.doc
cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeLSBelege\#TT#MM#JJJJ-#BNR.pdf
Briefe & Anschreiben zu einem Kunden
Mit dem SM.INI Eintrag cKundenDoc [Pfadname] kann über Stammdaten - Kunden - Extras - Textverarbeitung eine KundW.RTF Datei im Shopmasterordner\Forms\ geöffnet werden.
In der KUNDW.RTF können alle Konstanten wie z.B. |Vorname |Name etc. eingefügt werden um z.B. einen Brief zu erstellen und automatisch im Kundenordner bzw. hinterlegten Pfad abzulegen.
Bsp.:
cKundenDoc X:\SMMedien\Kunden\#KNR\Briefe
#KNR wird durch die Kundennummer ersetzt! X:\SMMedien\Kunden\123456\Briefe\