8.6 Ordnerstruktur

Ab der Version 4.21 gibt es die Möglichkeit, Ordnerstrukturen zu hinterlegen. Diese lassen sich dann im Kundenfenster, Artikelfenster, Lieferantenfenster etc. öffnen. Bei Erstaufruf erstellt ShopMaster den entsprechenden Unterordner, der je nach Konfiguration angelegt wird. Auf diese Weise läßt sich sämtlicher Schriftverkehr, Bilder, Software Updates, Technische Daten, Prospekte etc. wie von Windows gewohnt per „Copy & Paste“ oder „Speichern unter“ für jeden Verkäufer hinterlegt werden kann, auch Zugriffsrechte unter Windows können daher verwendet werden.

Ordnerstruktur mit ALT+O

Anlegen von Ordner unter Windows an der gewünschten Stelle

Die Dateien, welche Sie zu den einzelnen Lieferanten, Kunden oder Artikel ablegen wollen, können auch außerhalb des ShopMaster Verzeichnisses abgespeichert werden, auf anderen Laufwerken oder sogar auf einem anderen Server. Damit werden Sie z.B. bei der Datensicherung oder bei der Festplattenplatz Verwaltung flexibler. In dieser Beschreibung wird von folgender gewünschten Ordnerstruktur ausgegengen:

Dateien für	Verzeichnis
Lieferanten	X:\SMMedien\Lieferanten
Kunden	X:\SMMedien\Kunden
Artikel	X:\SMMedien\Artikel

Unterhalb dieser Überordner soll für jeden Lieferanten, Kunden oder Artikel ein eigenes Verzeichnis erstellt werden, in dem die Dateien dann abgelegt werden können.

Konfiguration im ShopMaster

Die gewünschte Ordnerstruktur teilen Sie ShopMaster durch folgende Einträge in der SM.INI mit:

Pfad für Dateien von	SM.INI Eintrag
Lieferanten	cLVZLink X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR
Kunden	cKVZLink X:\SMMedien\Kunden\#KNR
Artikel	cAVZLink X:\SMMedien\Artikel\#A

wobei gilt:
#LNR wird durch die aktuelle Lieferantennummer im ShopMaster ersetzt
#KNR wird durch die aktuelle Kundennummer im ShopMaster ersetzt
#A wird durch die aktuelle Artikelnummer im ShopMaster ersetzt

Verwendung von ALT+O

Drücken Sie mit obiger Konfiguration ALT+O in der Artikelverwaltung bei Artikel 0000815, so legt ShopMaster ggf. ein Verzeichnis X:\SMMedien\Artikel\0000815 und öffnet dieses im Explorer.

Allgemein gilt:

beim geöffneten Kunden, Lieferanten oder Artikel lässt sich mit ALT+O der passende Ordner öffnen.
der in der SM.INI hinterlegte Pfad wird verwendet.
die im Pfad verwendeten Variablen #LNR, #KNR und #A werden durch die entsprechende Lieferanten-, Kunden-, oder Artikelnummer ersetzt.
existiert das entsprechende Verzeichnis nicht, wird es angelegt.

Was passiert wenn ich Artikel oder Kunden zusammenfasse ?

Derzeit müssen noch „von Hand“ die existieren Ordnerinformationen per Ausschneiden & Einfügen, vorgenommen werden.

Dokumentenablage zu Wareneingangsrechnungen oder/und Lieferscheinen mit ALT+B

Ein weiterer Bereich der Ordnerstruktur ist der Einsatz von den beiden SM.INI Einträgen:

style="background:#efefef;" ! cWEBeFiNa für Wareneingangsrechnungen cWELSBeFiNa für Wareneingangslieferscheine

#W beim Aufruf ersetzt durch das Jahr (4stellig!) des Wareneingangs und dessen Nummer. #TT#MM#JJJJ b steht für Datum im Format 01.11.2011 #BNR steht für die Interne Buchungsnummer #LNR steht für die Lieferantennummer (incl. führender Null) aus " 67" wird "0067" #ONLNR steht für die Lieferantennummer (excl. führender Null) aus " 67" wird "67" .pdf oder .jpg etc. steht für das Dateiformat

Es können die # Werte beliebig kombiniert werden wie in den folgenden Beispielen.

Dies ermöglicht das Archivieren von kontrollierten Wareneingangslieferscheinen oder gebuchten Wareneingangs Rechnungen (idealerweise als PDF). So entfällt das zeitintensive Suchen nach Belegen.

Diese lassen sich mit der Tastenkombination ALT+B öffnen. Sollte kein PDF hinterlegt sein, wird ein Hinweis nach dem Aufruf erzeugt.

Bsp.: Buchungsbelege zum Wareneingang (Rechnungen)

cWEBeFiNa cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#TT#MM#JJJJ-#BNR.pdf

         X:\SMMedien\Lieferanten\0001\WeBelege\01012011-1474.pdf

cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#W.pdf

cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#ONLNR\WeBelege\#TT#MM#JJJJ#BNR.doc

         X:\SMMedien\Lieferanten\1\WeBelege\01012011-1474.doc

cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#LNR.doc

cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#LNR#BNR.doc

Bsp.: Buchungsbelege zum Wareneingang (Lieferscheine)

cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\LSBelege\#TT#MM#JJJJ#BNR.doc

cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\LSBelege\#LNR.doc

cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeLSBelege\#TT#MM#JJJJ-#BNR.pdf

Briefe & Anschreiben zu einem Kunden

Mit dem SM.INI Eintrag cKundenDoc [Pfadname] kann über Stammdaten - Kunden - Extras - Textverarbeitung eine KundW.RTF Datei im Shopmasterordner\Forms\ geöffnet werden.

In der KUNDW.RTF können alle Konstanten wie z.B. |Vorname |Name etc. eingefügt werden um z.B. einen Brief zu erstellen und automatisch im Kundenordner bzw. hinterlegten Pfad abzulegen.

Bsp.:

cKundenDoc X:\SMMedien\Kunden\#KNR\Briefe

#KNR wird durch die Kundennummer ersetzt! 
X:\SMMedien\Kunden\123456\Briefe\