2.1 Konstanten

Konstanten sind an zentraler Stelle festgelegte Vorgaben innerhalb von ShopMaster, die dazu dienen, immer wiederkehrende Eingaben einheitlich für alle Benutzer im ganzen Programm zu verwenden. Im Untermenü Konstanten können Sie sich wiederholende Datengruppen oder Texte definieren, die Sie später in allen anderen Programmteilen zur Verfügung haben, ohne sie stets aufs Neue eintippen zu müssen.

Ein Beispiel:

Um später aus der Kundenkartei z.B. alle Trompeter heraussortieren zu können, (ShopMaster nennt dies filtern), muß für all diese Musiker in der Kundenkartei unter »Instrument« ein und derselbe Eintrag stehen, in unserem Beispiel »TRO« für Trompete. Damit alle Kunden beim Filtern von ShopMaster erfaßt werden können, wird nun die Abkürzung »TRO« für Trompete im Menüpunkt »KONSTANTEN- INSTRUMENT« festgelegt.

Texte

Im Untermenü »TEXTE« werden Standardformulierungen für immer wiederkehrende Texte abgespeichert, um bei Bedarf darauf zurückgreifen. Angebote, Aufträge, Mahnungen oder Bestellungen lassen sich so zügig erledigen. Sobald Sie das Untermenü »TEXTE« aufgerufen haben, können Sie zwischen verschiedenen Textarten auswählen.

Mahntexte

Möchten Sie die Vorlage für einen Mahntext erstellen, so wählen Sie den Punkt »MAHNTEXTE« an. Sie haben die Möglichkeit, Rechnungen oder die Rückgabe verliehener oder vermieteter Artikel anzumahnen. ShopMaster fragt Sie nach der Mahnstufe, d. h. sie geben mit »1«, »2« oder »3« an, für welche Mahnung Sie die Vorlage erstellen möchten. Im nun erscheinenden Bildschirm (vergleichbar mit einem leeren Briefformular) erstellen Sie nun eine Vorlage, nach der alle Mahnungen der gewählten Mahnstufe ausgedruckt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Sie positionieren den Cursor mittels Enter - bzw. Pfeiltasten an die Stelle, an der z. B. der Vorname des Kunden erscheinen soll. Durch Drücken der Taste »F1« (auf Ihrer Tatstatur in der Reihe ganz oben) öffnet sich ein Fenster, aus dem die für diesen Text zur Verfügung stehenden Platzhalter ausgewählt werden können (an Stelle der Platzhalter setzt ShopMaster später im Programm die entsprechenden Angaben aus der Kundendatei ein). Sie bewegen mit den Pfeiltasten den Cursor auf den gewünschten Platzhalter »VORNAME« und wählen ihn mit Enter an. An der Stelle, an der der Cursor blinkt, erscheint nun in Großbuchstaben das Wort »VORNAME« auf dem Bildschirm. Daß es sich um einen Platzhalter handelt, erkennen Sie am Zeichen »¦« davor. Auch die übrigen Adressbestandteile können mit der F1-Taste aus der Platzhalterliste in die Vorlage übernommen werden, ebenso wie Anrede, Rechnungsnummer etc.. Platzhalter, die nicht unmittelbar hintereinander ausgedruckt werden sollen (wie Name und Vorname), müssen in der Vorlage durch Leerzeichen getrennt werden. Sie können also die ShopMaster - Texte genau an Ihr vorhandenes Briefpapier anpassen. Haben Sie die Adresse an der richtigen Stelle positioniert, fügen Sie nunmehr den gewünschten Standardtext für eine Mahnung der ersten Stufe ein (auch im Text sind Platzhalter möglich) und haben damit Ihre Vorlage erstellt. Mit der F2-Taste speichern Sie Ihre Vorlage ab. Unter der Voraussetzung, dass alle verwendeten Platzhalter an den entsprechenden Stellen definiert wurden, haben Sie die Erstellung von Mahnbriefen automatisiert. ShopMaster setzt die benötigten Daten an Stelle der Platzhalter ein. Wenn Sie die Vorlagen und Texte ändern möchten, speichern Sie die neue Version ebenfalls mit F2 ab. Die ursprüngliche Version ist damit verloren.

Fußtext

Der »ALLGEMEINE FUßTEXT« erscheint auf Rechnungen, Mietverträgen oder Lieferscheinen. Ein Beispiel hierfür wäre die Angabe der Öffnungszeiten, der Eigentumsvorbehalt oder andere Mitteilungen an Kunden . Der »FUßTEXT MIETVERTRAG« wird übrigens zu¬sätzlich zum »ALLGEMEINEN FUßTEXT« unten auf den Mietvertrag gedruckt und kann beispielsweise die Mietbedingungen enthalten. Das Gleiche gilt für den »FUßTEXT LIEFERSCHEIN«.

Bontexte Kopf und Fuß des Kassenbons werden hier formuliert. Der Kopftext enthält z.B. Name und Anschrift des Geschäfts, Telefonnummer, im Fußtext wird beispielsweise daran erinnert, dass Noten vom Um¬tausch ausgeschlossen sind.

Angebots-, Auftrags-, Bestelltext Standardisierte Kopf- und Fußtexte für diese Situationen werden hier fixiert.

Textbausteine Hier können Textbausteine definiert werden, welche sich im Fußtext einfügen lassen.

Reparaturwesen Hier können die Standardtexte des Werkstattmoduls angepasst werden.

Kunden und Lieferanten

Lieferantenzahlweisen Länderkennzeichen

Anreden Hier werden die Kürzel für die im Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten benutzten Adress - und Briefanreden hinterlegt. In der entsprechenden Maske wird nur noch der hier hinterlegte Buchstabe angegeben und ShopMaster benutzt automatisch die entsprechende Anrede. Zuerst definieren Sie die Adressanrede, dann nach dem #- Zeichen die Briefanrede. (z.B. »H =Herrn #Sehr geehrter Herr« ergibt in der Adresse Herrn Siegfried Müller; im Text Sehr geehrter Herr Müller ... )

Kundenkennung Eine Liste mit den Abkürzungen für die Unterteilungen des Kundenstamms wird hier von Ihnen angelegt. Mögliche Eingaben sind >LEH< für Lehrer oder >BLA< für Blasmusiker. Nach diesen wird später im Programm gefiltert, z.B. für Mailings.

Anmerkung

An dieser Stelle möchten wir vorbeugend darauf hinweisen, daß nach dem Filtern aus programmtechnischen Gründen in der Kundenmaske das Suchen ab dem Kriterium Straße nicht möglich ist.

Instrument Enthält eine von Ihnen erstellte Liste mit den Abkürzungen der Instrumente, die in der Kundendatei verwendet werden. Nach diesen wird später im Programm gefiltert, z.B. für Mailings.

Kundenfaktoren

Artikel

Verkaufsabteilungen Hier werden Ihre Artikel in die räumlichen (bzw. sachlichen) Abteilungen Ihres Musikgeschäfts eingeteilt und einer dreistelligen Nummer zugeordnet, unter der sie innerhalb des Programms angesprochen werden können. Unter dem Menüpunkt »Druck« kann eine Liste dieser Abteilungen ausgedruckt werden. Unter dem Menüpunkt »Index« sortieren Sie alphabetisch oder numerisch.

Artikelgruppen Diese stellen die feinste Unterteilung des Sortiments dar. Da manche Artikel, wie beispielsweise Effektgeräte, in mehreren Abteilungen geführt werden können, ist es möglich, abteilungsübergreifend Informationen über eine bestimmte Artikelgruppe herauszufiltern. (Filtern heißt eine Artikelgruppe aus dem Bestand auszuwählen um gezielte Informationen beispielsweise über den Bestand an Effektgeräten zu erhalten.

Warengruppen Wurden anläßlich der einheitlichen Codierung des Datenpools von GDM, VVMD und BDMH beschlossen, können aber auch davon abweichend definiert werden. Für spätere statistische Auswertungen (Betriebsvergleich, ERFA-Gruppen usw.) erscheint es sinnvoll, die vorgegebene Unterteilung zu übernehmen.