8.6 Ordnerstruktur
Ordnerstruktur ALT+O
Anleitung zur Ordner Struktur im ShopMaster
Ab der Version V4.21 gibt es die Möglichkeit Ordnerstrukturen zu hinterlegen. Diese lassen sich dann im Kundenfenster, Artikelfenster, Lieferantenfenster etc. öffnen. Beim Erstaufruf erstellt ShopMaster den entsprechenden Unterordner, der unter Lieferanten / Kunden oder Artikel angelegt wird.
Der große Vorteil ist dieser, dass sämtlicher Schriftverkehr, Bilder, Software Updates, Technische Daten, Prospekte etc. wie von Windows gewohnt per „Copy & Paste“ oder „Speichern unter“ für jeden Verkäufer hinterlegt werden kann, auch Zugriffsrechte unter Windows können daher verwendet werden.
1. Anlegen von Ordner unter Windows an der gewünschten Stelle Es muss nicht zwangsläufig das ShopMaster Verzeichnis verwendet werden! (Schaff Flexibilität bei der Speicherplatzbelegung)
- a.) Bsp.: X:\SMMedien\Lieferanten
- b.) Bsp.: X:\SMMedien\Kunden
- c.) Bsp.: X:\SMMedien\Artikel
2. In der SM.INI hinterlegen Sie folgende Einträge
- 2a. *Alt O legt auch noch den Ordner an und poppt ihn dann auf
cLVZLink X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR
- 2b. *Alt O legt auch noch den Ordner an und poppt ihn dann auf
cKVZLink X:\SMMedien\Kunden\#KNR
- 2c. *Alt O legt auch noch den Ordner an und poppt ihn dann auf
cKVZLink X:\SMMedien\Artikel\#A
- *#LNR steht für die Lieferantennummer im ShopMaster
- *#KNR steht für die Kundennummer im ShopMaster
- *#A steht für Artikelnummer im ShopMaster
3. Öffnen der Ordner-Struktur mit ALT+O Beim geöffneten Kunden, Lieferanten oder Artikel lässt sich mit ALT+O der passende Ordner öffnen, dies funktioniert auch in einer 2. Oder 3. Ebene (bsp. Man steht beim Lieferanten, dann öffnet sich der entsprechende Lieferantenordner, drückt man ALT+K springt man in die Kundenmaske, hier öffnet sich dann der zu sehende Kunde, oder mit ALT+A öffnet sich der Artikel. Steht man in einer Rechnung, etc. auf einem Artikel wird dieser Ordner geöffnet.
4. Wie werden die Ordner angelegt? Der Hinterlegte Pfad bei der SM.INI wird verwendet In diesem Ordner werden jeweils die entsprechende Lieferanten-, Kunden-, oder Artikelnummer als Unterordner angelegt.
5. Was passiert wenn ich Artikel oder Kunden zusammenfasse? Derzeit müssen noch „von Hand“ die existieren Ordnerinformationen per Ausschneiden & Einfügen, vorgenommen werden.
6. To-Do Den existierenden Kunden- oder Artikelordner mit ALT+O öffnen, die Inhalte dann wie unter Windows bekannt markieren und ausschneiden (Dateien befinden sich dann in der Zwischenablage) Anschließend sollte um Fehler zu vermeiden der bleibende Artikel- oder Kunde im ShopMaster gesucht und dieser Ordner geöffnet werden, hier können dann die Daten eingefügt und in einen manuell angelegten „neuen Ordner“ eingefügt werden. Nun sind die existierenden Daten verschoben und nun kann man die beiden Kunden oder Artikel wie gewohnt zusammen führen. (Es wird derzeit daran gearbeitet, diesen Schritt zu automatisieren)
Dokumentenablage zu Wareneingangsrechnungen oder/und Lieferscheinen ALT+B
Ein weiterer Bereich der Ordnerstruktur ist der Einsatz von den beiden SM.INI Einträgen:
cWEBeFiNa [Dateiname] für Wareneingangsrechnungen
cWELSBeFiNa [Dateiname] für Wareneingangslieferscheine
#W beim Aufruf ersetzt durch das Jahr (4stellig!) des Wareneingangs und dessen Nummer.
#TT#MM#JJJJ b steht für Datum im Format 01.11.2011
#BNR steht für die Interne Buchungsnummer
#LNR steht für die Lieferantennummer (excl. führender Null)
.pdf oder .jpg etc. steht für das Dateiformat
Es können die # Werte beliebig kombiniert werden wie in den folgenden Beispielen.
Dies ermöglicht das Archivieren von kontrollierten Wareneingangslieferscheinen oder gebuchten Wareneingangs Rechnungen (idealerweise als PDF). So entfällt das zeitintensive Suchen nach Belegen.
Diese lassen sich mit der Tastenkombination ALT+B öffnen. Sollte kein PDF hinterlegt sein, wird ein Hinweis nach dem Aufruf erzeugt.
Bsp.: Buchungsbelege zum Wareneingang (Rechnungen) #ONLNR = OHNE Führende 0
cWEBeFiNa cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#TT#MM#JJJJ-#BNR.pdf
X:\SMMedien\Lieferanten\0001\WeBelege\01012011-1474.pdf
cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#W.pdf
cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#ONLNR\WeBelege\#TT#MM#JJJJ#BNR.doc
X:\SMMedien\Lieferanten\1\WeBelege\01012011-1474.doc
cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#LNR.doc
cWEBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeBelege\#LNR#BNR.doc
Bsp.: Buchungsbelege zum Wareneingang (Lieferscheine)
cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\LSBelege\#TT#MM#JJJJ#BNR.doc
cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\LSBelege\#LNR.doc
cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeLSBelege\#TT#MM#JJJJ-#BNR.pdf
Briefe & Anschreiben zu einem Kunden
Mit dem SM.INI Eintrag cKundenDoc [Pfadname] kann über Stammdaten - Kunden - Extras - Textverarbeitung eine KundW.RTF Datei im Shopmasterordner\Forms\ geöffnet werden.
In der KUNDW.RTF können alle Konstanten wie z.B. |Vorname |Name etc. eingefügt werden um z.B. einen Brief zu erstellen und automatisch im Kundenordner bzw. hinterlegten Pfad abzulegen.
Bsp.:
cKundenDoc X:\SMMedien\Kunden\#KNR\Briefe
#KNR wird durch die Kundennummer ersetzt! X:\SMMedien\Kunden\123456\Briefe\