8.6 Ordnerstruktur

Ab der Version 4.21 gibt es die Möglichkeit, Ordnerstrukturen zu hinterlegen. Diese lassen sich dann im Kundenfenster, Artikelfenster, Lieferantenfenster etc. öffnen. Bei Erstaufruf erstellt ShopMaster den entsprechenden Unterordner, der je nach Konfiguration angelegt wird. Auf diese Weise läßt sich sämtlicher Schriftverkehr, Bilder, Software Updates, Technische Daten, Prospekte etc. wie von Windows gewohnt per „Copy & Paste“ oder „Speichern unter“ für jeden Verkäufer hinterlegt werden kann, auch Zugriffsrechte unter Windows können daher verwendet werden.

Ordnerstruktur mit ALT+O

Anlegen von Ordner unter Windows an der gewünschten Stelle

Die Dateien, welche Sie zu den einzelnen Lieferanten, Kunden, Artikel und ab Version 5.23h optional auch zu den Reparaturen ablegen wollen, können auch außerhalb des ShopMaster Verzeichnisses abgespeichert werden, auf anderen Laufwerken oder sogar auf einem anderen Server. Damit werden Sie z.B. bei der Datensicherung oder bei der Festplattenplatz Verwaltung flexibler. In dieser Beschreibung wird von folgender gewünschten Ordnerstruktur ausgegengen:

Dateien für	Verzeichnis
Lieferanten	X:\SMMedien\Lieferanten
Kunden	X:\SMMedien\Kunden
Artikel	X:\SMMedien\Artikel
Reparaturen	X:\SMMedien\Reparaturen

Unterhalb dieser Überordner soll für jeden Lieferanten, Kunden, Artikel oder Reparatur ein eigenes Verzeichnis erstellt werden, in dem die Dateien dann abgelegt werden können.

Konfiguration im ShopMaster

Die gewünschte Ordnerstruktur teilen Sie ShopMaster durch folgende Einträge in der SM.INI mit:

Pfad für Dateien von	SM.INI Eintrag
Lieferanten	cLVZLink X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR
Kunden	cKVZLink X:\SMMedien\Kunden\#KNR
Artikel	cAVZLink X:\SMMedien\Artikel\#A
Reparaturen	cRVZLink X:\SMMedien\Reparaturen\#RNR

wobei gilt:
#LNR wird durch die aktuelle Lieferantennummer im ShopMaster ersetzt
#KNR wird durch die aktuelle Kundennummer im ShopMaster ersetzt
#A wird durch die aktuelle Artikelnummer im ShopMaster ersetzt
#RNR wird durch die aktuelle Reparaturnummer im ShopMaster ersetzt

Verwendung von ALT+O

Drücken Sie mit obiger Konfiguration ALT+O in der Artikelverwaltung bei Artikel 0000815, so legt ShopMaster ggf. ein Verzeichnis X:\SMMedien\Artikel\0000815 und öffnet dieses im Explorer.

Allgemein gilt:

beim geöffneten Kunden, Lieferanten oder Artikel lässt sich mit ALT+O der passende Ordner öffnen.
der in der SM.INI hinterlegte Pfad wird verwendet.
die im Pfad verwendeten Variablen #LNR, #KNR und #A werden durch die entsprechende Lieferanten-, Kunden-, oder Artikelnummer ersetzt.
existiert das entsprechende Verzeichnis nicht, wird es angelegt.

Was passiert wenn ich Artikel oder Kunden zusammenfasse ?

Derzeit müssen die Daten „von Hand“ per Ausschneiden & Einfügen in die richtigen Ordner verschoben werden. Dies ist vor dem Zusammenfassen wesentlich einfacher, da die beiden Ordner per ALT+O einfach geöffnet werden und die Daten dann über "Alles Markieren", "Ausschneiden" und "Einfügen" in den entpr. Ordner verschoben werden können.

Anzeige von ALT+O beim Kunden

Ab der Version 5.31 ist es möglich, sich beim Kunden anzeigen zu lassen, ob ein entsprechender Ordner existiert. Dazu tragen Sie in die SM.INI folgenden Eintrag ein:

lKundeOrdnerAnzeige

Damit wird, falls ein Ordner vorhanden ist, oberhalb des Jahres von "Kunde seit" "Verz" angezeigt. Wollen Sie statt dessen einen anderen Text anzeigen, verwenden Sie folgende SM.INI Einträge:

cKundeOrdnerExistiert ALT-O
cKundeOrdnerFehlt _____

Beide Einträge müssen gleich lang sein. Statt des Leerzeichens muss ein Unterstrich verwendet werden. Mit zwei weiteren SM.INI Einträgen lässt sich auch der Ort der Anzeige verändern:

nKundeOrdnerAnzeigeZeile 8
nKundeOrdnerAnzeigeSpalte 82

Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim "Verschieben" der Anzeige nicht aus Versehen eine andere für Sie wichtige Anzeige überschreiben. Ab Version 5.31a gibt es einen weiteren SM.INI Eintrag, welcher der Anzeige voran gestellt werden kann:

cKundeOrdnerPreAnzeige Alt+O:_

Damit sind dann auch Anzeigen dieser Art möglich:

Abb. 1 - Alt+O Anzeige beim Kunden

Dokumentenablage zu Wareneingangsrechnungen oder/und Lieferscheinen mit ALT+B

Ein weiterer Bereich der Ordnerstruktur ist der Einsatz von den beiden SM.INI Einträgen:

SM.INI Eintrag Zweck cWEBeFiNa für Wareneingangsrechnungen cWELSBeFiNa für Wareneingangslieferscheine

Bei beiden Einträgen hinterlegen Sie jeweils einen Namen zu einer Datei, welche Sie mit der Tastenkombination ALT+B öffnen wollen. Dieser Dateiname kann folgende Variablen enthalten:

Variable wird ersetzt durch #W Jahr (4stellig!) des Wareneingangs und dessen Nummer. #TT Tag des Datums #MM Monat des Datums #JJJJ Jahr des Datums #BNR Interne Buchungsnummer #LNR Lieferantennummer (incl. führender Null) aus " 67" wird "0067" #ONLNR Lieferantennummer (excl. führender Leerzeichen) aus " 67" wird "67"

Es können die Variablen beliebig kombiniert werden wie in den folgenden Beispielen. Dies ermöglicht das Archivieren von kontrollierten Wareneingangslieferscheinen oder gebuchten Wareneingangsrechnungen (idealerweise als PDF). Damit entfällt u.a. auch das zeitintensive Suchen nach Belegen. Diese lassen sich mit der Tastenkombination ALT+B öffnen. Sollte keine Datei hinterlegt sein, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Beispiele für Buchungsbelege zum Wareneingang (Rechnungen):

Sie stehen Sie auf dem Wareneingang 1474 vom 31.12.2000 bei Lieferant 1 und drücken ALT+B

enthält die SM.INI folgenden Eintrag ...

cWEBeFiNa X:\Belege\L#LNR\WE#TT#MM#JJJJ-#BNR.pdf

... wird mit ALT+B folgende Datei geöffnet:
X:\Belege\L0001\WE31122000-1474.pdf

enthält die SM.INI folgenden Eintrag ...

cWEBeFiNa X:\Belege\Lieferanten\#ONLNR\WE\#JJJJ#MM#TT_#BNR.doc

... wird mit ALT+B folgende Datei geöffnet:
X:\Belege\Lieferanten\1\WE\20001231_1474.doc

Beispiele für Buchungsbelege zum Wareneingang (Lieferscheine)

cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\LSBelege\#TT#MM#JJJJ#BNR.doc

cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\LSBelege\#LNR.doc

cWELSBeFiNa X:\SMMedien\Lieferanten\#LNR\WeLSBelege\#TT#MM#JJJJ-#BNR.pdf

Briefe & Anschreiben zu einem Kunden

Mit dem SM.INI Eintrag cKundenDoc [Pfadname] kann über Stammdaten - Kunden - Extras - Textverarbeitung eine KundW.RTF Datei im Shopmasterordner\Forms\ geöffnet werden.

In der KUNDW.RTF können alle Konstanten wie z.B. |Vorname |Name etc. eingefügt werden um z.B. einen Brief zu erstellen und automatisch im Kundenordner bzw. hinterlegten Pfad abzulegen.

Bsp.:

cKundenDoc X:\SMMedien\Kunden\#KNR\Briefe

#KNR wird durch die Kundennummer ersetzt! 
X:\SMMedien\Kunden\123456\Briefe\