4.3 Journal
Hier wird das Kassenbuch erstellt.
Über die Regeln der korrekten Kassenbuchführung setzten Sie sich bitte mit Ihrem steuerlichen Berater in Verbindung.
Wenn Sie »J« für »Journal« eingeben, erscheint zunächst die Abfrage nach dem Zeitraum,
für den das Journal erstellt werden soll.
Es wird automatisch der Zeitraum vom letzten Tagesabschluss an bis zum aktuellen
Tagesdatum vorgeschlagen, es ist jedoch auch möglich, ein Journal über einen beliebigen
Zeitraum erstellen zu lassen. Wenn Sie das Datumsfeld mit Enter verlassen, beginnt ShopMaster
mit der Erstellung des Journals. Dies dauert eine kurze Zeit. (Sie können dabei am unteren
Bildschirmrand verfolgen, welche Rechnungsnummer und Datum ShopMaster gerade
bearbeitet). Im Anschluss daran erscheint auf dem Bildschirm das Summenblatt des
Journals (bereits vorkontiert wie in »STAMMDATEN -> KONSTANTEN -> KUNDENZAHLWEISEN« definiert).
Auf der linken Seite des Fensters sind die Summen der baren Zu- und Abgänge sortiert
nach den Konten aufgelistet, auf der Rechten die Ermittlung des aktuellen
Kassenbestandes.
Vorbestand ändern
Hier können Sie den Kassenvorbestand ändern in nicht aktuellen Journalen (für Nachdruckzwecke).
- Anmerkung
- Kassenbestandsänderungen (Kassendifferenzen) ,plus oder minus, sind jedoch immer nach kaufmännischen Gepflogenheiten über Bewegungen, also Plus - und Minuskonten auszugleichen. Zumal dann auch übers Jahr die Häufigkeit von Differenzen in der Fibu erfasst werden können.
Listen
Bewegungsliste
Druckt eine Liste aller Kassenbewegungen (aus dem Fenster »VERKAUF -> BEWEGUNGEN«) im Ermittlungszeitraum, für den Fall, dass z.B. ein Beleg fehlt und daher die Summe der Belege nicht mit der im Journal ausgewiesenen Summe des Kontos übereinstimmen.
Restzahlungsliste
Druckt eine Liste aller Rest- oder Teilzahlungsvorgänge im Abschlußzeitraum. (s.a. »VERKAUF -> AUSSENSTÄNDE« -> „Bezahlt“ und »VERKAUF -> KASSE« -> „Aufteilen“)
Positionsliste
Druckt eine lückenlose Liste aller Verkaufsvorgänge über einen definierten Zeitraum. Auf Wunsch wird diese Liste nach Zahlarten sortiert. Die Positionsliste enthält alle Angaben, die in der ursprünglichen Rechnung enthalten sind: Adresse, Kundennummer, Rechnungsdatum, die gekauften Artikel, die Zahlweise und die ausgewiesene Mehrwertsteuer. Sie ersetzt daher den Ausdruck von Rechnungskopien (spart Papier und Platz in der Ablage) und dient als Nachweis für das Finanzamt.
Gutschriftenliste
Druckt eine Liste aller erstellten Gutschriften im Abschlusszeitraum.
Seite wechseln
Wenn Sie »Seite wechseln« wählen, erfolgt die Anordnung summiert nach Zahlarten, dies zur nochmaligen Kontrolle der Kasse.
Journaldruck
Druckt unter Vergabe einer laufenden Nummer das oben ermittelte Kassen-Journal aus. Vor einem endgültigen Tagesabschluss muss ein Journaldruck erfolgen.
Tagesabschluss
ShopMaster unterscheidet zwischen zwei Abschluss-Verfahren: • Dem vorläufigen Tagesabschluss; dieser bewirkt, daß Rechnungen, die vorher erstellt wurden nunmehr nicht mehr änderbar sind. Die Zähler des Journals werden weitergeführt. Der vorläufige Tagesabschluss wird bei einer Zwischenabstimmung der Kasse(z.B. mittags) durchgeführt. • Dem endgültigen Tagesabschluss; bei diesem werden die Journalsummen auf null gesetzt, das Tagesdatum auf den nächsten Tag umgestellt und der Kassenendbestand wird als neuer Kassenvorbestand für das nächste Journal eingesetzt. Alle auf den Kunden „Barverkauf“ getätigten Umsätze werden in eine Sammelrechnung überführt, Rechnungen, auch wenn sie nicht ausgedruckt wurden, sind nun ebenfalls nicht mehr änderbar. Der endgültige Tagesabschluss kann nur durchgeführt werden, wenn vorher ein Journal gedruckt wurde und bei der Auswahl des Ermittlungszeitraums (s.o.) das vorgeschlagene Datum „Journal von ...“ nicht geändert wurde.