1.2

Neuanlage eines Kundenstammsatzes

Anhand der Kundenmaske möchten wir Ihnen nun den Umgang mit den ShopMaster - Masken erklären. Stellen Sie sich vor, Sie wollen in der Kundendatei einen neuen Kunden anlegen (um z.B. später an diese Adresse Rechnungen oder Lieferscheine zu schreiben, Mahnungen zuzustellen oder per Serienbrief einen bestimmten Kundenkreis über Neuerungen zu informieren). Diese Kundendatei finden Sie im Hauptmenü »STAMMDATEN« unter dem Menüpunkt »KUNDEN« .

Haben Sie das Stichwort wie oben beschrieben mit »K« oder den Pfeiltasten angewählt, so erscheint auf dem Bildschirm die Eingabemaske, in die Sie nun Name, Anschrift und weitere persönliche Daten des Neukunden eingeben oder eines bereits bestehenden Kunden ändern und speichern. Unter der Maske befindet sich das Maskenmenü für die Bearbeitung der Kundendatei mit Be¬fehlen wie »NEUEINGABE«, »SUCHEN«, »LÖSCHEN«, etc. Wenn Sie z.B. einen weiteren Kunden in die Kartei aufnehmen möchten wählen Sie per Buchstabe oder Pfeiltaste wie oben beschrieben, den Stichpunkt »NEUEINGABE« im Maskenmenü an. Das Maskenmenü wird hierdurch deaktiviert. Dieses erkennen Sie an der Farbänderung der Kennbuchstaben von gelb nach weiß. Nun befinden Sie sich mit dem Cursor im ersten Eingabefeld der Maske. Es erscheint ein schwarzes Eingabefeld hinter dem Wort »Nachname«, und der Cursor blinkt am Beginn des markierten Balkens (so viele Stellen haben Sie für die Eingabe in dieses Feld zur Verfügung). Geben Sie jetzt den Nachnamen Ihres Kunden ein. Mit den Pfeiltasten oder Tabulator-Taste können Sie nun in das nächste Eingabefeld wechseln und so die persönlichen Daten Ihres Kunden einschließlich der Kurzinformationen über Instrument oder Band in die Maske eintippen.

+++ Anmerkung +++: Im Feld Kurzbezeichnung wird der Nachnahme automatisch übernommen, wenn Sie mit der Enter-Taste dieses Feld übergehen.

Es gibt drei verschiedene Arten von Feldern:

1. Die sogenannten Muß - Felder:

Diese müssen ausgefüllt werden, wie beispielsweise das Feld »Nachname«. Ohne Eintrag in diese Felder läßt sich der Cursor nicht mehr weiterbewegen; entweder ertönt ein Warnton und/oder es erscheint ein Hinweis auf dem Bildschirm.

2. Die sogenannten Kann - Felder:

Diese können bei Bedarf bzw. auf Wunsch ausgefüllt werden, wie z.B. die Felder »Instrument« oder »Geburtstag«. Kann - Felder übergehen Sie mit Enter ; das Feld bleibt dann leer. Bei allen Eingabe-Feldern, die auf Konstanten zugreifen (z.B. Anrede, Kundenkennung, Instrument usw.) können Sie das entsprechende Auswahlfenster anfordern.

3. Die sogenannten Zählfelder

Diese Felder werden automatisch von ShopMaster erzeugt. Hier handelt es sich um fortlaufend vergebene Zähler wie Artikel - und Kundennummern. Geöffnet werden diese Fenster • bei Muß - Feldern entweder durch Enter oder eine Falscheingabe (z.B. »ü«) • bei Kann - Feldern durch eine Falscheingabe.

Hat sich das Auswahlfenster geöffnet, so wählen Sie mit den Pfeiltasten die gewünschte Konstante aus und übernehmen sie mit Enter in das Feld. Siehe dazu auch im selben Kapitel weiter unten »Fenster einblenden«.

Kundennummer

Das Feld »interne Kundennummer« kann nicht angesprochen werden, da ShopMaster jeden neu angelegten Kunden automatisch zählt und ihm eine programminterne, fortlaufende Kundennummer zuweist. Unter Bank »Kontonummer« kann jedoch, falls erforderlich, Ihre Kunden-Kontonummer der Finanzbuchhaltung (=FIBU) hinterlegt werden.

Dies für den Fall, daß von ShopMaster Daten direkt per Datei an ein FIBU-Programm (DATEV, KHK etc.) übergeben werden sollen.

Fibu - Nr. (Optional)

Hier handelt es sich um die betriebsinterne Kundennummer, welche bei Buchungen auf diesen Kunden automatisch als einzelne Fibu - Konto - Nr. in die Finanzbuchhaltung übergeben wird. Wenn Sie bei Neuanlage eines Kunden dieses Feld mit Enter übergehen, übernimmt ShopMaster automatisch die fortlaufende Kundennummer als Fibu - Nr. Auf Wunsch kann diese jedoch auch anders lauten oder geändert werden.

+++ Anmerkung +++: Sollten Sie bereits mit ShopMaster arbeiten oder nachträglich Kundendaten einlesen, über eine Fibuanbindung verfügen und in Ihrer Finanzbuchhaltung kein Debitorensammelkonto sondern eine Differenzierung Ihrer Forderungen je Kunde wünschen, muß in diesem Fall diese Nr. manuell nachgetragen werden.

Wir möchten an dieser Stelle bereits darauf hinweisen, daß mit einer Anbindung an die Finanzbuchhaltung, sei es in Ihrem Hause, an die DATEV oder per Diskette an Ihren Steuerberater eine mtl. Einsparung Ihrer Buchungskosten von 70 % - 80 % erreicht werden kann.