4.1 Kasse
Unter dem Hauptmenüpunkt »VERKAUF« finden sie alle Vorgänge, die den Verkauf oder Verleih von Ware sowie
Kassenbewegungen betreffen:
- Kasse (bar oder unbar)
- Verleih/Vermietung
- Bewegungen (alle Barbewegungen in der Kasse, die nicht durch den Verkaufsvorgang verursacht werden)
- Journal (Tages- /Kassenabrechnung)
- Positionsliste (Liste aller Ausgangsrechnungen)
- Abteilungsstatistik
- Außenstände (Debitoren)
Der Menüpunkt »Kasse« ist dabei eine um einige Menüpunkte erweiterte Kundenverwaltung. Die Kundenverwaltung startet immer mit dem Kunden »Barverkauf«, den Sie unter Parameter / Diverse Kunden festlegen. Da im ShopMaster einerseits aus Gründen der Genauigkeit und Übersichtlichkeit jeder Verkauf auf einen Kunden gebucht wird, es andererseits jedoch nicht immer möglich ist (z.B. bei Kleinstverkäufen oder bei Zeitmangel), jeden Kunden sofort in die Datei aufzunehmen, gibt es im Programm diesen Kunden »BARVERKAUF«, auf den alle Verkäufe gebucht werden, bei denen der Kunde nicht in der Kundenkartei existiert und momentan auch nicht aufgenommen werden soll.
Als erstes müssen Sie also entscheiden, ob Sie den nun folgenden Vorgang
• auf diesen »BARVERKAUF« - Kunden buchen oder
• den Kunden mit »Suchen« aus der bereits vorhandenen Kundendatei auswählen und den Vorgang hierauf buchen oder
• den Kunden zunächst mit »NEUEINGABE« anlegen und dann den Vorgang auf diesen neu angelegten Kunden buchen.
| Anmerkungen |
| Ehe Sie einen Kunden neu anlegen, empfiehlt es sich, vorher in der Kundendatei nachzusehen, ob er nicht schon existiert. Falls ein Kunden bereits vorhanden ist und trotzdem versucht wird, den Kunden anzulegen, erscheint auf dem Bildschirm ein entsprechender Warnhinweis. |
| Bei häufig vorkommenden Namensangaben wie z.B. Meier - Maier - Meyer und gleichem Vornamen, ist eine Prüfung der Eingabe unbedingt erforderlich. Dieses läßt sich am besten über das Such(f)enster und unter Verwendung der (I)ndextaste überprüfen. |
Kasse (Verkauf)
Wenn der Kunde nun entweder ausgewählt oder angelegt ist, wählen Sie, um eine Rechnung zu erstellen den Menüpunkt »KASSE«. Es öffnet sich ein Fenster mit den Rechnungssätzen für den gewählten Kunden. Mit »NEUEINGABE« beginnen Sie eine neue Rechnung. (Auch Barverkäufe sind für ShopMaster Rechnungen) Jede einzelne Eingabe bestätigen Sie mit der Enter- Taste, ebenso wie das automatisch erscheinende Verkaufsdatum und die Rechnungsnummer. (Bei Barverkauf erscheint hier lediglich »t« für temporäre Rechnungsnummer. Diese Verkäufe werden beim Tagesabschluss von ShopMaster zu einer einzigen Buchung zusammengefasst.) Sollten Sie bei einer Eingabe(z.B. Verkäufernummer oder Zahlweise) nicht wissen, was hier einzutragen ist, gelangen Sie mit Enter in das jeweilige Auswahlfenster, aus dem Sie die gewünschte Information mit den Pfeiltasten auswählen und mit Enter in das Eingabefeld übernehmen. Auf diese Art und Weise fügen Sie Ihre Verkäuferkennung und die gewünschte Zahlart ein. (Diese Kennnummern wurden unter »STAMMDATEN -> KONSTANTEN« definiert.) Wenn die Rechnung sofort bezahlt wird, erscheint nun hinter dem Tagesdatum ein Haken als Markierung, bei Vorgabe eines Zahlungsziels fehlt er.
Positionen
Nach der Eingabe der Zahlart öffnet sich automatisch ein Fenster mit den Rechnungspositionen, das im folgenden Positionsfenster genannt wird. Hier tragen Sie nun die zu verkaufenden Artikel mittels »Neueingabe« ein. In das Positionsfenster gelangen Sie ebenfalls, wenn Sie in der Kundenverwaltung den Menüpunkt »Positionen« wählen.
Ganz links erscheint die laufende Positionsnummer, daneben geben Sie die verkaufte Stückzahl des Artikels ein. Nachdem Sie die Lagernummer (bei Mehrlager-Version) eingegeben haben, geben Sie die Artikelnummer entweder :
- per Tastatur oder
- per Barcodescanner ein, oder
- öffnen mit der Enter - Taste das Suchfenster aus der Artikeldatei, aus dem Sie mit den Pfeiltasten (oder über »Suchen« wie unter »STAMMDATEN -> ARTIKEL -> Suchfenster« erklärt) und übernehmen den gewünschten Artikel mit Enter. ShopMaster schlägt Ihnen nun den beim Artikel hinterlegten Verkaufspreis vor. Sie können diesen Preis mit Enter bestätigen oder überschreiben.
Einfügen
Wenn diesem Verkaufsvorgang zuvor ein »Auftrag« (Kundenbestellung), »Verleih« (z.B. Vermietung gegen Gebühr) oder »Lieferschein« (z.B. Ware zur Ansicht) zugrunde liegt, öffnen Sie mit »E« das Auswahlfenster, in welchem Sie aus vorhandenen (noch offenen) Aufträgen, Abholfach, Verleihscheinen, Angeboten und Lieferscheinen auswählen können.
Mit den Pfeiltasten wählen Sie den einzufügenden Vorgang und drücken Enter. Nun öffnet sich das Auswahlfenster mit den Artikeln des Vorgangs (in diesem Beispiel ein Auftrag):
Die weitere Vorgehensweise zum Einfügen einzelner bzw. aller Artikel:
- Wählen Sie mit den Pfeiltasten den bzw. die einzufügenden Artikel aus.
- Markieren Sie mit der »Leertaste« (im Menü auch »Space« genannt) den Artikel. (Diese Artikel sind anschl. weiß markiert.)
- Mit »Ä« ändern Sie ggf. Menge und Preis.
- Mit »Ü« übernehmen Sie den/die markierten Artikel in das Positionsfenster.
Kalkulationsüberprüfung (Einzelpositionen)
ShopMaster ermöglicht es Ihnen, während des Verkaufsvorganges Ihre Kalkulation zu überprüfen (z.B. bei Nachlassforderungen des Kunden). Drücken Sie im Positionsfenster die Funktionstaste F4 (auf Ihrer Tastatur in der obersten Reihe), so erscheint am unteren Bildschirmrand ein Auszug aus dem Artikelstammsatz des gerade mit dem Cursorbalken gewählten Artikels. Dieser bleibt so lange auf dem Bildschirm, wie Sie die F4-Taste drücken. Wenn Sie loslassen, bleibt die Anzeige für die unter »STAMMDATEN -> PARAMETER -> ARTIKELINFO« festgelegte Zeit oder bis zum nächsten Tastendruck auf dem Bildschirm sichtbar.
Kalkulationsüberprüfung (Gesamt)
Wenn Sie die F3-Taste drücken, erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über VK, EK, Rohgewinn, bereits gewährten Nachlass und evtl. noch vorhandenem Preisspielraum aus allen bisher gebuchten Positionen.
Artikel
Möchten Sie genauere Informationen über einen verkauften Artikel, gelangen Sie im Positionsfenster durch »A« in die Artikelverwaltung, die Sie mit den im Link beschriebenen Optionen aus dem Auswahlmenü bearbeiten können.
Inzahlungnahme
Es kommt häufig vor, dass beim Verkauf eines Instrumentes ein anderes in Zahlung gegeben wird. Dies bedeutet buchhalterisch gesehen eine Kombination aus An- und Verkauf; es sind also zwei Vorgänge gleichzeitig zu buchen:
- der Verkauf des neuen Instrumentes (der in voller Höhe versteuert werden muß) und
- der Ankauf des gebrauchten Instrumentes.
| Verkauf mit Inzahlungnahme anhand eines Beispiels: |
|
Zurück
Mit »Zurück« beenden Sie den Verkauf.
Nachlass
Falls Sie einen Nachlass auf die gesamte Rechnung gewähren möchten (oder vielmehr müssen), können Sie dies unter »Nachlass« tun. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Eingabe des gewünschten, erniedrigten Rechnungsbetrages oder
- Eingabe des gewünschten Nachlass-Prozentsatzes.
ShopMaster' berechnet nun mit Ihren Angaben innerhalb der Rechnung für alle Positionen entsprechend neue, niedrigere Einzelpreise.
Möchten Sie den Nachlass zurücknehmen (dies ist nur möglich, wenn die Rechnung noch nicht gedruckt wurde und noch kein Tagesabschluss erfolgt ist), so ersetzen Sie den im Nachlassfenster angezeigten Prozentsatz durch den Eintrag »0%«. Sie werden nun gefragt, ob Sie den Nachlass wirklich aufheben wollen (J/N). Antworten Sie mit »J«, so wird der Nachlass rückgängig gemacht und die Einzelpreise werden wieder erhöht.
Nachlaß mit nicht rabattfähigen Positionen
Bei Aufruf des Menüpunktes »Nachlass« (in Angebot, Auftrag oder Rechnung) wird, falls der Nachlass über Prozente gegeben wird, vor der Ermittlung der neuen Rechnungssumme gefragt, ob der Nachlass auf die gesamte Rechnungssumme »R« oder nur auf die rabattfähigen Positionen »P« gewährt werden soll.
| Ein Beispiel: |
| Eine Rechnung mit zwei Positionen, eine Gitarre zu € 200,-- und ein Notenbuch
zu € 30,-- (nicht rabattfähig - siehe auch Artikel -> Optionen -> Rabattfähig -> »Ja/Nein«). Es sollen 10% Nachlass gewährt werden. |
| Anmerkung Zum errechnen jeglicher Ergebnisse, können Sie im ShopMaster mit der Tastenkombination F5 den integrierten Taschenrechner aufrufen und nach erfolgter Berechnung mit »Ü« das Ergebnis in das Zahlenfeld übernehmen. |
Drucke, Bondruck
Wenn Sie eine Rechnung ausdrucken möchten, wählen Sie »Drucke«, möchten Sie einen Kassenbon, dann erhalten Sie diesen unter »Bondruck«. (siehe auch Kapitel Druckmaske)
Export
wählen Sie diesen Menüpunkt für MwSt.-freie Verkäufe ins Ausland. Sie werden von Ihnen ebenso gehandhabt wie Verkäufe unter »Neueingabe«. ShopMaster berechnet dafür aber keine Mehrwertsteuer.
| Anmerkung |
| Der Bondruck ist bei diesem Menüpunkt aus rechtlichen Gründen nicht möglich, deshalb muss in jedem Fall vollständigkeitshalber eine Rechnung gedruckt werden. |
Aufteilen
Will der Kunde nicht den vollen Verkaufspreis mit dem gleichen Zahlungsmittel, in einer Zahlweise bezahlen, gibt es die Möglichkeit, die Zahlung zu splitten. Dazu wählen Sie »Aufteilen«. Hier erstellen Sie für jedes Zahlungsmittel einen eigenen Eintrag mittels Neueingabe. Die verschiedenen Zahlweisen werden auf der Rechnung einzeln aufgeführt.
Storno
Mit »Storno« können Sie einen Verkaufsvorgang stornieren. Sie haben die Wahl zwischen Teil- und Gesamtstorno. Beim Gesamtstorno wird der gesamte Rechnungsbetrag storniert und ein Stornobeleg erstellt, für ein Teilstorno können Sie einzelne Artikel des Verkaufs stornieren:
- Wählen Sie »Teilstorno«, geben in das nun erscheinende Fenster Ihre
Verkäuferkennung ein, und suchen dann mit den Pfeiltasten im neu geöffneten Fenster am unteren Bildschirmrand den Artikel heraus, den Sie stornieren wollen.
- Mit der <Space> Leertaste (»+« ist gewählt, und »-« ist nicht gewählt) wird ein Artikel
als zu stornierend markiert.(Gleiches verfahren wie »Wareneingang« -> »Einfügen«)
- Falls von diesem Artikel mehrere verkauft wurden, tippe Sie »Ä« ein und ändern die
Anzahl des zu stornierenden Artikels.
- Mit »Ü« übernehmen Sie den Storno und ShopMaster fragt Sie, ob Sie »Bar« oder
»Unbar« stornieren möchten. Dieses können Sie mit »(B/U/Esc)« ausführen. Dieser Storno erscheint sowohl in der »Positionsliste« als auch im Journal.
Gutschriften
Hier erteilen Sie die Gutschriften für den aktuellen Kunden.
Mit »Neueingabe« erstellen Sie eine neue Gutschrift. Wir unterscheiden zwei Arten von Gutschriften:
- . Der Kunde erhält eine Gutschrift über einen bestimmten Betrag (z.B. aufgrund einer berechtigten Reklamation), behält jedoch die Ware.
- . Der Kunde gibt die Ware zurück, diese soll in den Warenbestand wieder ein gebucht werden; der Kunde erhält entweder über den vollen oder verminderten Wert eine Gutschrift.
Um eine Gutschrift zu erstellen wählen Sie im Hauptmenü »VERKAUF« zunächst wieder den Kunden aus, und drücken »U« für Gutschriften. Sie drücken »Neueingabe« und ShopMaster fragt, ob diese Gutschrift bar ausgezahlt werden soll.
- Wählen Sie »J«, erfolgt eine Bar-Auszahlung an den Kunden und Ihr Kassenbestand vermindert sich.
- Mit »N«, erstellen Sie eine „Gutschrift unbar“ also zur Verrechnung.
Nach erfolgter Eingabe bestätigen Sie das Tagesdatum mit der Enter - Taste und geben Ihre Verkäuferkennung ein (oder übernehmen sie mit Enter aus dem Auswahlfenster). Die Zahlart wird von ShopMaster (wie unter »STAMMDATEN -> PARAMETER -> ZAHLARTEN« festgelegt) eingetragen. Als nächstes stehen Sie im Feld »Wert«. Möchten Sie dem Kunden nun lediglich eine Gutschrift erteilen, ohne die gekaufte Ware zurück zu buchen, so tragen Sie den Gutschriftswert hier ein. Soll jedoch die Ware zurückgebucht werden, so übergehen Sie das Feld Wert mit Enter. Es öffnet sich das Positionsfenster und Sie können wie beim Verkauf die einzelnen Positionen eintragen. Sollten Sie die Artikelnummer nicht wissen, geben Sie unter »Artikelnummer« wiederum Enter ein, worauf sich das Suchfenster aus den Artikelstammdaten öffnet. Aus diesem wählen Sie den gewünschten Artikel aus und übernehmen ihn mit Enter. Nun geben Sie unter »Preis« ein, auf welche Höhe sich die Gutschrift belaufen soll. Anschließend bestätigt Ihnen ShopMaster den gutgeschriebenen Betrag und fragt Sie, für welchen »Netto-Einkaufspreis« Sie diesen Artikel zurücknehmen möchten. Sie können den vorgeschlagenen EK. welcher im Artikel hinterlegt ist mit Enter übergehen oder den Preis selbst bestimmen. Im letzteren Fall ändert sich natürlich auch der durchschnittliche Einkaufspreis dieses Artikels. Mit »Esc« kehren Sie zum Ausgangspunkt zurück.
Abholfach
Durch die Eingabe »C« gelangen in den Menüpunkt »Abholfach«. Dort finden Sie die Information, welche Artikel für den von Ihnen aufgerufenen Kunden reserviert sind.
Information (Kunden)
Dieser Menüpunkt öffnet ein Fenster, das Ihnen für den aktuellen Kunden detaillierte Informationen über Umsätze, Mieten, ausgeliehene Artikel und noch offene Rechnungen liefert.
Verleih
Hier verwaltet ShopMaster den Verleih von Artikeln. Wir unterscheiden zwischen:
- Verleih gegen Gebühr (kurzfristige Vermietung); hier erstellt ShopMaster eine Vermietrechnung und bucht gleichzeitig die Mietgebühr (wird in diesem Kapitel behandelt) und
- Verleih auf Lieferschein (z.B. zur Ansicht), hier wird ein Lieferschein für den Kunden erstellt und wird im nächsten Kapitel behandelt.
Sie gehen in das Menü »STAMMDATEN -> VERKAUF -> VERLEIH«, suchen den Kunden (oder legen ihn neu an) und wählen aus dem (bereits vom Verkauf teilweise bekannten) Maskenmenü den Punkt »Verleih«. Es erscheint das Fenster mit den Verleihrechnungen dieses Kunden.
Mit Neuanlage legen Sie einen neuen Verleih an. Nachdem Sie das Datum mit Enter bestätigt haben, tragen Sie noch wie bei der Rechnung Ihre Verkäufernummer und die Zahlweise ein. Als nächstes folgen die Mietgebühr und
das Rückgabedatum. Daraufhin öffnet sich das Positionsfenster und Sie können die einzelnen, zu vermietenden Artikel zu buchen
Auch hier kann ein Angebot oder Auftrag in einen Lieferschein mit oder ohne Gebühr eingefügt werden. Durch Einfügen eines Auftrages in einen Lieferschein gilt dieser als geliefert; die eingefügten Positionen erscheinen nicht mehr auf dem Bestellvorschlag. Wurde der gesamte Auftrag eingefügt, so erhält er im Auftragsfenster beim Kunden einen Haken, wurde er nur teilweise eingefügt, so werden in den Auftragspositionen die erfüllten und noch offenen Positionen angezeigt. Im Anschluss daran drucken Sie mit »Verleihschein« die Mietrechnung und händigen sie dem Kunden aus.
| Anmerkung |
| Sollte es vorkommen, dass eine Mietrechnung auf einen anderen Kunden übertragen werden muss (z.B. Lehrer mietet -> Schüler zahlt), kann dieses unter »Info ->Rechnung(k)onvertieren durchgeführt werden. Das gleiche gilt natürlich auch für das konvertieren von Rechnungen (z.B. Ein Bandmitglied kauft privat ein Schlagzeug und möchte es später in das Bandvermögen einbringen). |
Lieferschein
Hier tragen Sie einen kostenlosen Verleih an einen Kunden ein bzw. sie erstellen einen Lieferschein. Diesen Vorgang führen Sie durch, wie unter »Verleih« beschrieben, lediglich die Angabe der Verleihgebühr erübrigt sich. Wenn Sie den gewünschten Artikel eingegeben haben, können Sie mit „e“ bzw. unter »LIEFERSCHEIN« einen Lieferschein ausdrucken.
Angebote
Sie können hier ein Angebot an den aktuellen Kunden erstellen. Das Angebot wird erstellt, wenn Sie den Punkt »Neueingabe« wählen. Anschließend geben Sie Ihre Verkäufer-Nr. ein und bestätigen mit Enter. In das folgende Feld können Sie ein Datum eintragen, zu dem dieses Angebot (im Terminkalender (Strg + T, Abb. 4.18)) wieder vorgelegt wird. Wenn Sie im folgenden Feld ebenfalls Enter eingeben, gelangen Sie in das Positionsfenster, das Sie bereits aus dem Menüpunkt »Kasse« kennen. Wie dort beschrieben, geben Sie nun die anzubietenden oder zu bestellenden Artikel ein. Wenn Sie alle Artikel des Angebots oder Auftrags aufgelistet haben, kehren Sie mit »Esc« oder »Z« in die Angebotsliste des Kunden
zurück. Nun fragt ShopMaster, Sie ob Sie dieses in gleich in einen Auftrag umwandeln möchten.
- Antworten Sie mit »J« wird das Angebot sofort in einen Auftrag gewandelt und ist somit im Bestellwesen hinterlegt.
- Antworten Sie mit »N« haben Sie nur ein Angebot erstellt und Sie werden gefragt, ob Sie zum vorher eingegebenen Datum einen Eintrag im Terminkalender erstellen wollen.
Anmerkungen Auch in den Angebotspositionen funktionieren die Funktionstasten F3 + F4, wobei Sie z.B. mit F3 die Gesamtsumme des Angebotes erhalten und zwar auf der Basis des durchschn. EK`s. Der SM.INI Eintrag lNoAg2AT verhindert die beiden Abfragen beim Beenden des Angebots.
Druck
Unter »Druck« können Sie Angebot bzw. Auftrag ausdrucken. Hierbei erscheinen die unter »KONSTANTEN -> TEXTE« definierten Angebots- bzw. Auftragskopf- und Fußtexte noch einmal auf dem Bildschirm und Sie haben die Möglichkeit, diese eventuell noch zu verändern. Bearbeiten Sie dazu den entsprechenden Text und speichern ihn mit der F2-Taste ab.
Wandeln
Diese Option wandelt ein Angebot in einen verbindlichen Kundenauftrag. In der Liste steht dann unter der Spalte »Art« Auftrag. Diese Wandlung hat zur Folge, dass
- Artikel, die am Lager sind, für den Kunden reserviert werden.
- Artikel, die nicht am Lager sind, im Bestellvorschlag (s.»EINKAUF -> BESTELLWESEN -> VORSCHLÄGE« als zu bestellen vorgeschlagen werden und mit »!!« gekennzeichnet sind.
Anzahlung
Wird auf den Auftrag eine Anzahlung geleistet, so können Sie den angezahlten Betrag hier eingeben, dieser wird auf der Auftragsbestätigung quittiert und auf das unter »STAMMDATEN -> PARAMETER -> FIBU/DIV. KONTEN« definierte Konto verbucht. In der Angebotsliste erscheint bei einem Auftrag mit Anzahlung statt des Datums »AZ: ....€« mit der Summe der erfassten Anzahlung(en).